Jak założyć firmę – instrukcja krok po kroku

Proces zakładania własnej działalności gospodarczej może wydawać się skomplikowany i pełny wyzwań, ale z odpowiednim przygotowaniem i wiedzą staje się znacznie bardziej przystępny. Niezależnie od tego, czy masz już konkretny pomysł, czy dopiero rozważasz przedsiębiorczość, znajdziesz tu cenne wskazówki, które pomogą Ci świadomie podjąć decyzję i bez problemu rozpocząć własną przygodę z biznesem.

Dowiesz się również, jak wygodnie zarządzać finansami firmowymi za pomocą konta Wise Business, które zapewnia obsługę ponad 40 walut w jednym miejscu. Za jego pomocą wygodnie obsłużysz transakcje krajowe i międzynarodowe bez konieczności wymiany walut. Do tego ponad 9 walut w lokalnych danych bankowych, takich jak EUR, USD czy GBP. To wszystko bez miesięcznych opłat.

Dowiedz się więcej na temat
Wise Business

Jak założyć działalność gospodarczą krok po kroku?

Zastanawiasz się jak założyć własną firmę jednoosobową? To nic trudnego! Najpopularniejszą formą prowadzenia biznesu w Polsce jest właśnie jednoosobowa działalność gospodarcza. Możesz z niej skorzystać bez konieczności zakładania spółki i angażowania dodatkowych wspólników. Do zalet tej formy należy szybki i stosunkowo prosty proces rejestracji – dostępna jest rejestracja firmy online. Dodatkowo osoby, które zakładają działalność po raz pierwszy mogą przez 6 miesięcy korzystać ze zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne oraz niższych składek ZUS w ciągu następnych dwóch lat.¹

Do głównych wad jednoosobowej działalności gospodarczej należy pełna odpowiedzialność majątkowa przedsiębiorcy. Oznacza to, że za wszelkie zobowiązania przedsiębiorca odpowiada nie tylko majątkiem firmy, ale również osobistym.

Pamiętaj również, że nie zawsze musisz zakładać firmę. Istnieje również działalność nierejestrowana – forma drobnej działalności zarobkowej, którą można prowadzić bez rejestracji w CEIDG i bez opłacania składek ZUS. Przeznaczona jest dla osób fizycznych, które nie przekraczają miesięcznego limitu przychodów (75% minimalnego wynagrodzenia – w 2025 roku to 3499,50 zł brutto) oraz nie prowadziły działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 5 lat.

To idealne rozwiązanie dla osób rozpoczynających przygodę z biznesem, działających dorywczo lub chcących przetestować swój pomysł bez formalności i kosztów. Działalność ta nie wymaga uzyskiwania NIP, REGON, opłacania składek ani comiesięcznego rozliczania PIT czy VAT (z wyjątkami). Mimo braku obowiązku rejestracji, prowadząc działalność nierejestrowaną należy pamiętać o uproszczonej ewidencji sprzedaży i corocznym rozliczeniu przychodów w formularzu PIT-36. ²

Oto jak założyć firmę w kilku prostych krokach:

1. Nazwa firmy

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nazwa musi zawierać imię i nazwisko jej właściciela, zapisane zgodnie z dokumentem tożsamości, w mianowniku i z pojedynczą spacją między wyrazami. Do imienia i nazwiska można dodać dodatkowe elementy, takie jak profil działalności, miejsce jej prowadzenia, pseudonim czy inne elementy związane z profilem firmy, pod warunkiem że nie wprowadzają one w błąd. Przed wyborem warto dobrze przemyśleć nazwę, ponieważ do CEIDG można się wpisać tylko raz, nie ma możliwości posiadania kilku nazw dla jednej osoby.³

Dodatkowo podczas rejestracji podaje się również nazwę skróconą – to pod nią firma będzie widoczna m.in. w dokumentach ZUS. Nazwa skrócona nie musi zawierać imienia i nazwiska, a jej długość jest ograniczona do maksymalnie 31 znaków.⁴

2. Adres przedsiębiorcy

Założenie firmy wymaga zgłoszenia do CEIDG adresu do doręczeń, a jeśli działalność odbywa się w konkretnym miejscu – również adresu stałego miejsca jej wykonywania. W przypadku działalności mobilnej lub wykonywanej u klienta możesz zaznaczyć, że nie posiadasz stałego miejsca wykonywania działalności. Dopuszcza się prowadzenie działalności w miejscu zamieszkania, a jeśli lokal nie jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, koszty można zaliczyć do podatkowych tylko proporcjonalnie.

Ważne jest, by przedsiębiorca posiadał tytuł prawny do każdej zgłoszonej nieruchomości – np. akt własności, umowę najmu lub użyczenia – choć dokumentu tego nie trzeba dołączać do wniosku, może go zażądać urząd. Brak zgody właściciela lokalu lub tytułu prawnego może skutkować wykreśleniem z CEIDG i problemami podatkowymi.

Jeśli lokal udostępnia bezpłatnie bliska rodzina, nie prowadzi to do dodatkowych obowiązków podatkowych. W przypadku osób niespokrewnionych wartość nieodpłatnego udostępnienia stanowi przychód do opodatkowania. Miejsce przechowywania dokumentów księgowych również należy wskazać we wpisie, może to być np. biuro rachunkowe. Zmiana adresu w CEIDG jest prosta i bezpłatna – wystarczy zaktualizować wpis online.⁵

3. Kody PKD firmy

Założenie działalności gospodarczej w Polsce wymaga również określenia rodzaju prowadzonej działalności przez wskazanie kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Kody PKD pełnią funkcję statystyczną i identyfikacyjną. Odpowiednie dobranie kodów jest istotne ze względu na obowiązki podatkowe, koncesje czy zezwolenia, które mogą być konieczne w niektórych profilach działalności.

Od 1 stycznia 2025 weszła w życie nowa klasyfikacja kodów PKD, która wprowadziła zmiany w strukturze kodów. Każdy przedsiębiorca musi wskazać jeden kod PKD jako działalność główną oraz może podać dodatkowe kody dla działalności pobocznej.⁶

4. Forma opodatkowania

Zakładanie firmy wiąże się z wyborem formy opodatkowania. Do wyboru masz 3 opcje:

• Skala podatkowa,
• Podatek liniowy,
• Ryczałt ewidencjonowany.

Wybór jest o tyle istotny, że wpływa nie tylko na wysokość płaconych podatków, ale także sposób prowadzenia księgowości, dostęp do ulg oraz obowiązki wobec urzędu skarbowego. Każda forma ma swoje zalety i ograniczenia, dlatego warto dokładnie przeanalizować, która z opcji najlepiej pasuje do charakteru Twojej działalności.⁷

Skala podatkowa (zasady ogólne)

Przedmiot opodatkowania	Dochód
Stawka podatku	12% do 120 000 zł; 32% powyżej 120 000 zł
Zgłoszenie do US	Nie jest wymagane
Księgowość	KPiR lub księgi rachunkowe
Zaliczki	Miesięczne lub kwartalne (jeśli podatek > 1000 zł)
Zalety	• Możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem • Dostęp do ulg podatkowych
Wady	• Wyższa stawka (32%) po 120 000 zł • Więcej obowiązków ewidencyjnych
Dla kogo?	Osoby z niskimi lub średnimi dochodami, które chcą korzystać z ulg i wspólnego rozliczenia
Wykluczenia	Brak

Podatek liniowy (19%)

Przedmiot opodatkowania	Dochód
Stawka podatku	Stała stawka 19%
Zgłoszenie do US	Obowiązkowe (do 20. dnia miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu)
Księgowość	KPiR lub księgi rachunkowe
Zaliczki	Miesięczne lub kwartalne (jeśli podatek > 1 000 zł)
Zalety	• Stała stawka niezależna od wysokości dochodu • Możliwość odliczenia składek ZUS i wybranych ulg
Wady	• Brak wspólnego rozliczenia z małżonkiem • Brak większości ulg
Dla kogo?	Osoby z wyższymi dochodami i niewielkimi kosztami uzyskania przychodu
Wykluczenia	Nie można świadczyć usług dla byłego/obecnego pracodawcy (w tym samym zakresie)

Ryczałt ewidencjonowany

Przedmiot opodatkowania	Przychód
Stawka podatku	Zależna od rodzaju działalności: od 3% do 17%
Zgłoszenie do US	Obowiązkowe (do 20. dnia miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu)
Księgowość	Ewidencja przychodów
Zaliczki	Miesięczne lub kwartalne
Zalety	• Prosta księgowość • Niska stawka przy niskomarżowej działalności
Wady	• Brak możliwości odliczenia kosztów • Liczne wykluczenia (np. apteki, akcyza, usługi dla byłego pracodawcy)
Dla kogo?	Działalności niskomarżowe, np. freelancing, wynajem, usługi o niskim nakładzie
Wykluczenia	Apteki, usługi akcyzowe, praca dla byłego/obecnego pracodawcy w tym samym zakresie

5. Księgowość

Kolejny krok to kwestie związane z księgowością. Możesz prowadzić księgowość samodzielnie lub zlecić to zewnętrznej firmie. W przypadku małych biznesów i lokalnych usług prowadzenie księgowości nie będzie skomplikowane. Możesz wykorzystać dostępne programy księgowe, które umożliwiają wystawianie faktur, rejestrowanie przychodów i kosztów, a niektóre z nich nawet generują deklaracje podatkowe. Oczywiście samodzielne prowadzenie księgowości wymaga czasu, systematyczności i znajomości aktualnych przepisów podatkowych.

Druga opcja to zlecenie rozliczeń biuru rachunkowemu. Profesjonalne biuro może zapewnić prawidłowe rozliczenie z urzędem skarbowym i ZUS. Nie musisz martwić się o zmiany przepisów, pilnowanie terminów czy zawiłości prawne. Koszt obsługi jest zależny od wybranego biura rachunkowego oraz liczby faktur wystawianych w ciągu miesiąca. Ceny zaczynają się od około 250 zł netto miesięcznie.

6. Wpis do CEIDG – rejestracja firmy

Po przemyśleniu wszystkich niezbędnych kwestii pora na rozpoczęcie działalności. Musisz złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Możesz to zrobić na 4 sposoby:

• Online przez stronę Biznes.gov.pl;
• Bankowość internetową wybranych banków;
• Osobiście w urzędzie miasta lub gminy;
• Drogą pocztową.

Jak założyć firmę przez internet?

Najszybszą i najwygodniejszą opcją jest rejestracja przez internet – niezbędny jest profil zaufany lub e-dowód. Kreator, podzielony na kolejne etapy, poprosi o potrzebne informacje. W ten sposób uzyskasz również zgłoszenie do ZUS, GUS i urzędu skarbowego. W przypadku osobistej wizyty w urzędzie potrzebny jest dokument tożsamości, natomiast przy wysyłce pocztą podpis musi być poświadczony notarialnie.

Po złożeniu wniosku dane firmy trafiają automatycznie do CEIDG, a następnie przekazywane są do odpowiednich instytucji: urzędu skarbowego (w celu nadania NIP), GUS i ZUS lub KRUS. Wpis do CEIDG jest bezpłatny i następuje nie później niż kolejnego dnia roboczego, a działalność można rozpocząć już w dniu złożenia wniosku. W przypadku błędów formalnych urząd skontaktuje się z wnioskodawcą, aby poprawić nieścisłości w terminie 7 dni roboczych.⁸

7. Podatek VAT – czy musisz go rozliczać?

Zakładając firmę w większości przypadków musisz rozliczać podatek VAT, ale istnieją pewne wyjątki. Wyjątki to:

• Zwolnienie podmiotowe, gdy Twoja sprzedaż nie przekracza 200 tysięcy zł obrotu rocznie;

• zwolnienie przedmiotowe, w przypadku, w którym wykonujesz usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Dotyczy takich usług jak:

  • Opieka medyczna,
  • Usługi prywatnego nauczania,
  • Usługi nauczania języków obcych,
  • Usługi finansowe.

Nawet jeśli jesteś zwolniony z obowiązku rozliczania VAT, możesz dobrowolnie zarejestrować się jako podatnik VAT, aby np. móc odliczać podatek naliczony przy zakupach. Gdy przekroczysz limit 200 tys. zł obrotu, musisz obowiązkowo zarejestrować się do VAT, składając formularz VAT-R. Małym podatnikom (do 2 mln euro rocznie) przysługuje też uproszczona forma rozliczeń – metoda kasowa oraz możliwość składania deklaracji kwartalnych. Jeśli prowadzisz sprzedaż w UE, możesz dodatkowo rozważyć procedurę SME, która umożliwia korzystanie ze zwolnienia z VAT w innych krajach członkowskich.⁹

8. Wybór korzystnego konta firmowego

Wiesz już, jak założyć firmę, pora zatroszczyć się o Twoje finanse. Wise nie jest bankiem, to międzynarodowy dostawca nowoczesnego konta wielowalutowego, który zapewnia znacznie więcej korzyści niż tradycyjne konto bankowe. Oto lista podstawowych korzyści, jakie zapewnia Wise Business:

• Szybka i prosta procedura otwierania konta – rejestracja online. Dostęp do zarządzania finansami przez stronę internetową lub aplikację mobilną.
• Przechowywanie i wymiana ponad 40 walut za pośrednictwem jednego konta.
• Uśredniony kurs wymiany walut – korzystny kurs wymiany walut z minimalnymi opłatami za wymianę. Oszczędzaj na wysyłaniu i odbieraniu przelewów zagranicznych.
• Lokalne dane bankowe w ponad 9 walutach – EUR, USD, HUF i inne najpopularniejsze waluty
• Integracja z popularnymi programami księgowymi – bezpośrednie otrzymywanie faktur na konto Wise, szybkie i proste rozliczenia.
• Zarządzanie dostępem i uprawnieniami dla współpracowników i księgowych.
• Proste przelewy grupowe – nawet do 1000 płatności dla klientów, pracowników, dostawców jednocześnie.
• Wygodne karty debetowe dla Ciebie i Twojego zespołu z inteligentną technologią wymiany walut.
• Brak miesięcznych opłat – nie ponosisz miesięcznych obciążeń, jedynie opłatę przy zakładaniu konta w wysokości 210 zł.
• Możliwość ustanowienia zaplanowanych płatności oraz polecenia zapłaty.

Prowadź firmę z kontem Wise Business

Jak założyć firmę – lista potrzebnych danych i dokumentów

• Imię i nazwisko, wraz z imionami rodziców, data oraz miejsce urodzenia;
• Rodzaj dokumentu tożsamości, jego seria i numer;
• Numer PESEL – o ile posiadasz obywatelstwo polskie lub PESEL został przydzielony;
• Europejski Identyfikator podatkowy – w przypadku braku przydzielenia numeru PESEL;
• Wszystkie posiadane obywatelstwa;
• Numer NIP i REGON – jeśli zostały już nadane;
• Adres zamieszkania i ewentualne adresy wykonywania działalności;
• Pełna nazwa zakładanej działalności gospodarczej;
• Skrócona nazwa działalności;
• Odpowiednie kody PKD;
• Przewidywana liczba pracowników do zatrudnienia;
• Data, od której planujesz rozpoczęcie działalności;
• Informacje dotyczące ubezpieczenia w ZUS, KRUS lub ubezpieczenia zagranicznego;
• Dane urzędu skarbowego właściwego według miejsca Twojego zamieszkania;
• Adres e-mail, na który otrzymasz informacje o utworzeniu konta e-Doręczeń oraz instrukcje aktywacji;
• Dane administratora skrzynki e-Doręczeń: imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer PESEL bądź Europejski Identyfikator, jeśli numer PESEL nie został przydzielony.¹⁰

Kto może założyć działalność gospodarczą w Polsce?

1. Osoby pełnoletnie (obywatele Polski):

• Mogą swobodnie założyć działalność gospodarczą;
• Nie ma wymogu wykształcenia ani doświadczenia;
• W niektórych branżach potrzebne są koncesje lub zezwolenia (np. transport, apteki, broń).

2. Cudzoziemcy (obcokrajowcy)

Obywatele UE, EOG, USA i Szwajcarii:

• Mają takie same prawa jak obywatele Polski;
• Mogą założyć jednoosobową działalność lub spółkę handlową;
• Mogą świadczyć usługi transgraniczne lub otworzyć oddział/przedstawicielstwo w Polsce.

Obywatele spoza UE/EOG/USA/Szwajcarii:

• Mogą prowadzić działalność gospodarczą tylko, jeśli mają odpowiedni tytuł pobytowy.

• Mogą:

  • Założyć jednoosobową działalność lub spółkę handlową,
  • Założyć lub przystąpić do spółek (np. z o.o., akcyjna, komandytowa),
  • Nabywać udziały/akcje w spółkach,
  • Otworzyć oddział przedsiębiorcy zagranicznego (jeśli nie zakazują tego umowy międzynarodowe).

3. Emeryci

• Mogą:

  • Założyć nową działalność gospodarczą;
  • Kontynuować już istniejącą firmę po osiągnięciu wieku emerytalnego (60 lat kobiety, 65 lat mężczyźni).

• Nie ma ograniczeń co do wysokości dochodów z działalności – jeśli jest to emerytura powszechna.

4. Osoby niepełnoletnie (poniżej 18 lat)

• Mogą założyć jednoosobową działalność gospodarczą;
• Wymagana jest zgoda przedstawicieli ustawowych (najczęściej rodziców);
• Wszystkie czynności (rejestracja, zawieranie umów) muszą być zatwierdzane przez opiekuna prawnego;
• W przypadku braku porozumienia między rodzicami decyduje sąd opiekuńczy;
• Jeśli dziecko nie ma rodziców lub zostało pozbawione ich władzy – opiekę sprawuje kurator ustanowiony przez sąd.¹¹

---

Źródła:

1. ZUS – Ulga na start
2. Gov.pl – Pas startowy dla nowych firm
3. Biznes.gov.pl – Jak nazwać firmę
4. Biznes.gov.pl – Instrukcja wypełniania wniosku
5. Biznes.gov.pl – Adresy przedsiębiorcy
6. Biznes.gov.pl – Wybór kodu PKD
7. Podatki.gov.pl – Forma opodatkowania
8. Biznes.gov.pl – Rejestracja działalności gospodarczej
9. Biznes.gov.pl – Kto musi płacić VAT?
10. Biznes.gov.pl – Co musisz wiedzieć przed rejestracją firmy
11. Biznes.gov.pl – Kto może założyć działalność gospodarczą

Z dnia 28 maja 2025 roku.