Reisekostenabrechnung in Österreich: So machst du es als Selbstständiger & KMU richtig

Sind wir ehrlich: Die Reisekostenabrechnung gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben im Geschäftsalltag. Tankbelege sammeln sich im Handschuhfach, Hotelrechnungen verschwinden im E-Mail-Chaos, und am Ende des Monats sitzt du vor einem Berg von Zetteln.

Mit dem richtigen Wissen und modernen Tools wird aus dieser leidigen Aufgabe ein überschaubarer Prozess, der dir sogar bares Geld spart. Wir zeigen dir, wie du als Selbstständiger oder KMU in Österreich deine Reisekosten richtig abrechnest und dabei Zeit und Nerven schonst.

Außerdem erklären wir, warum das Wise Business-Konto der ideale Partner für die Verwaltung deiner Geschäftsreisen ist.

Die Grundlagen der Reisekostenabrechnung in Österreich

Bevor du dich an die Reisekostenabrechnung machst, sollten wir zunächst klären, was denn eigentlich als Dienstreise gilt und somit für die Absetzung in Frage kommt.

In Österreich spricht man von einer Dienstreise, wenn sich deine Mitarbeitenden aus betrieblichen Gründen mindestens 25 Kilometer von der Betriebsstätte entfernen und die Reise länger als drei Stunden dauert – dasselbe gilt natürlich auch, wenn du selbst eine Dienstreise unternimmst.

Das klingt erstmal simpel, aber der Teufel steckt wie immer im Detail.

Welche Reisekosten kann man abrechnen?

Prinzipiell alle Kosten, die während einer Dienstreise anfallen – vom Sprit über das Mittagessen bis zur Hotelübernachtung. Und hier wird es interessant: All diese Ausgaben sind Betriebsausgaben, die deinen zu versteuernden Gewinn reduzieren. Das macht sich besonders bei regelmäßigen Geschäftsreisen deutlich bemerkbar.

Ein weiterer Vorteil, den viele übersehen: Als Unternehmer kannst du bei allen Betriebskosten – und dazu gehören natürlich auch die Reisekosten – den Vorsteuerabzug geltend machen. Hier kann man sozusagen doppelt sparen.

Schauen wir uns an, welche Reisekosten man in Österreich abrechnen kann:¹

Fahrtkosten

Die Fahrtkosten bilden meistens den größten Posten bei der Reisekostenabrechnung. Hier unterscheidet das österreichische Finanzamt zwischen zwei Szenarien:

• Dienstreise mit einem konkreten Beleg oder Ticket (Zugticket, Flugticket, Taxiquittung)
• Dienstreise mit dem eigenen Auto bzw. dem Firmenwagen

Bei der Nutzung des eigenen PKWs greift das sogenannte Kilometergeld. Pro gefahrenem Kilometer kannst du 50 Cent ansetzen – egal ob du einen sparsamen Kleinwagen oder eine große Limousine fährst. Nimmst du Kollegen oder Geschäftspartner mit, gibt es sogar noch einen Zuschlag:

Transportmittel	Kilometergeld 2025	Kilometergeld 2024
PKW, Kombi, Motorrad und Fahrrad/E-Bike pro km	0,50 EUR	0,42 EUR
Zuschlag für betrieblich notwendige Mitbeförderung pro Person und km	0,15 EUR	0,05 EUR

Aber Achtung: Das Finanzamt möchte es genau wissen. Jedes Teammitglied muss ein Fahrtenbuch führen, in dem jede betriebliche Fahrt dokumentiert wird. Datum, Uhrzeit, Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft, Zweck der Fahrt – all das gehört rein. Ohne diese Aufzeichnungen kann das Finanzamt die Kilometerpauschale streichen.

Und noch eine wichtige Einschränkung: Maximal 30.000 Kilometer pro Jahr kannst du mit der Pauschale abrechnen, das entspricht 15.000 EUR. Wer mehr fährt, sollte über Alternativen nachdenken.

Übrigens: Mit dem Kilometergeld sind sämtliche Kosten abgegolten – auch Parkgebühren und Mautgebühren. Du kannst also nicht zusätzlich zur Pauschale noch die Vignette absetzen.

Verpflegungsmehraufwand

Wenn du oder deine Mitarbeitenden unterwegs seid, müsst ihr zwangsläufig auswärts essen, was meist teurer ist als die Jause daheim. Auch diesen Mehraufwand erkennt das Finanzamt an.

Die Rechnung ist dabei erstaunlich einfach:

Pro angefangene Stunde deiner Dienstreise kannst du 2,50 EUR ansetzen.

Eine achtstündige Geschäftsreise nach Salzburg bringt dir also 20 EUR Verpflegungspauschale. Der Maximalbetrag liegt allerdings bei 30 EUR pro Tag – mehr gibt's nicht, auch wenn du 24 Stunden unterwegs bist.

Das Gute an dieser Pauschale ist, dass du keine Belege für jeden Snack und jeden Coffee-to-go sammeln musst. Die Pauschale steht dir automatisch zu, sobald die Voraussetzungen für eine Dienstreise erfüllt sind. Natürlich kannst du trotzdem Geschäftsessen mit Kunden separat abrechnen – das läuft dann unter Bewirtungskosten.

Nächtigungsgelder

Sobald eine Übernachtung ins Spiel kommt, wird die Reisekostenabrechnung etwas komplexer. Bei Inlandsreisen hast du zwei Möglichkeiten: Entweder du nutzt die Pauschale von 17 EUR pro Nacht – ohne jeglichen Nachweis. Oder du reichst die tatsächliche Hotelrechnung ein und setzt die kompletten Kosten ab. Bei den aktuellen Hotelkosten fährst du mit der Belegabrechnung also in der Regel besser.

Reisenebenkosten

Neben den großen Posten gibt es noch die vielen kleinen Ausgaben, die sich während einer Dienstreise ansammeln.

Gepäckgebühren am Flughafen, die Fahrt mit der U-Bahn zum Geschäftstermin, WLAN im Hotel – all das zählt zu den Reisenebenkosten. Hier gilt: Sammle wirklich jeden Beleg, auch wenn es nur um kleine Beträge geht. Gerade diese Kleinbeträge summieren sich übers Jahr gesehen zu erstaunlichen Summen.

Reisekosten abrechnen: Belegpflicht

Als Nachweis musst du exakte Aufzeichnungen führen: Tag der Reise, Abfahrts- und Rückkehrzeit, Ziel und Zweck der Reise. Das mag bürokratisch klingen, aber stell dir vor, das Finanzamt prüft drei Jahre später deine Abrechnung – ohne diese Dokumentation weißt du selbst nicht mehr, warum du im März nach Innsbruck gefahren bist.

Unser Tipp: Leg dir eine kleine Mappe oder einen Umschlag ins Auto oder in die Aktentasche, wo du sofort alle Belege reinwerfen kannst. So geht nichts verloren, und du hast am Ende der Reise alles beisammen. Noch besser: Fotografiere jeden Beleg sofort mit dem Handy – dann hast du eine digitale Sicherung, falls das Thermopapier mal wieder nach zwei Wochen unleserlich wird.

Reisekostenabrechnung im Ausland

Sobald deine Geschäftsreise über die österreichische Grenze führt, gibt es eine weitere Regelung: Für jedes Land gibt es eigene Tagessätze. In Zürich beispielsweise kannst du deutlich höhere Pauschalen ansetzen als in Bratislava – das Finanzamt weiß schließlich, dass eine Übernachtung in der Schweiz ein kleines Vermögen kostet.

Die Sätze ändern sich regelmäßig und sind in einer Tabelle des Bundesministeriums für Finanzen aufgelistet.² Bei Auslandsreisen kommt noch die Währungsfrage dazu. Du zahlst in Schweizer Franken, britischen Pfund oder norwegischen Kronen? Dann musst du die Beträge zum Tageskurs umrechnen.

Wenn dein Unternehmen öfter mit Auslandsreisen konfrontiert ist, lohnt es sich wahrscheinlich, professionelle Hilfe zu holen oder eine Software zu nutzen, die diese Sätze automatisch aktualisiert. Nichts ist ärgerlicher, als mit veralteten Pauschalen zu rechnen und Geld zu verschenken.

Fahrtkosten in der Arbeitnehmerveranlagung absetzen

Auch als Angestellter kannst du Reisekosten absetzen – allerdings nur, wenn dein Arbeitgeber sie nicht oder nicht vollständig erstattet hat. Das kommt häufiger vor, als man denkt. Vielleicht zahlt die Firma nur eine Pauschale, die deine tatsächlichen Kosten nicht deckt oder du nutzt dein Privatfahrzeug für Dienstfahrten.

Die Sätze sind dabei dieselben, die dein Arbeitgeber absetzen könnte.³ Der Haken: Du musst ebenfalls ein Fahrtenbuch führen. Das Finanzamt macht hier keine Ausnahmen. Bei regelmäßigen Dienstfahrten kann das einen schönen Batzen in der Arbeitnehmerveranlagung ausmachen.

Auch hier gilt allerdings: Du kannst maximal 30.000 Kilometer mit dem Auto oder Motorrad pro Jahr absetzen – aber selbst das sind 15.000 EUR.

Digitale Reisekostenabrechnung im Überlick: Schluss mit dem Papierchaos

Mittlerweile gibt es auch Möglichkeiten, wie du deine Reisekosten digital abrechnen kannst – ein Zeichen, dass auch die Verwaltung langsam im 21. Jahrhundert ankommt. Für Unternehmer und KMUs bedeutet das, dass das Sammeln von Papierbelegen nicht mehr notwendig ist oder zumindest größtenteils durch die digitale Verarbeitung ersetzt werden kann. Im Folgenden Stellen wir dir ein paar Gängige Programme vor:

Circula

Circula spezialisiert sich auf kleine und mittelständische Unternehmen, die ihr Spesen- und Reisekostenmanagement automatisieren möchten. Die Software fokussiert sich auf hohe Compliance und nahtlose Integration in gängige Buchhaltungssysteme, insbesondere DATEV.

Circula hat nach eigenen Angaben folgende Vorteile:

• GoBD-konforme Belegdigitalisierung: Belege einfach mit der Circula App fotografieren.
• Automatisierte Abrechnungen: Die Software berechnet Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen automatisch nach den aktuellsten steuerlichen Vorgaben.

Dank des starken Fokus auf steuerliche Compliance und der tiefen Integration in die DATEV-Software positioniert sich Circula als eine leistungsfähige Lösung für den deutschsprachigen Markt.

Circula bietet 3 Preismodell an:

• Basic (8,50 € pro Lizenz/Monat): Diese Version beinhaltet alle Kernfunktionen und regelmäßige steuerliche Updates. Die Anzahl der Mitarbeiter ist unbegrenzt.
• Professional (13,00 € pro Lizenz/Monat): Zusätzlich zu den Basic-Funktionen gibt es Schnittstellen zu DATEV-Unternehmen, LODAS und Lohn und Gehalt. Es können Reiserichtlinien hinterlegt werden, dedizierte Key-Account-Manager festlegen und eine Schnittstelle zu HR-Softwares nutzen.
• Enterprise (Preis auf Anfrage): Diese Variante wird individuell für Sie zusammengestellt und bietet personalisierte Integrationen sowie Datentransfer über einen SFTP-Server. ⁴

Travelperk

TravelPerk ist eine umfassende All-in-one-Plattform für das Management von Geschäftsreisen. Das Tool ermöglicht es, Flüge, Hotels und Mietwagen direkt zu buchen und gleichzeitig alle Ausgaben zentral zu verwalten. Es bietet außerdem Schnittstellen zu Finanzlösungen.

Travelperk hat nach eigenen Angaben folgende Vorteile:

• Ein integriertes Buchungstool für alle Reisearrangements.
• Automatisierte Spesenabrechnung.
• Rückerstattung der Mehrwertsteuer/

Das Alleinstellungsmerkmal von TravelPerk liegt in der Verbindung von Reisemanagement und Kostenabrechnung auf einer einzigen Plattform. Das macht es zur idealen Lösung für Unternehmen, die alle Aspekte ihrer Geschäftsreisen zentral und effizient steuern möchten.⁵

TravelPerk bietet insgesamt vier Preismodelle an:

• Starter (0 €/Monat): In dieser Version zahlen sind die ersten fünf Reisen unentgeltlich. Ab der sechsten Reise fällt eine Gebühr von 5 % pro Reise an, mindestens 2 € und höchstens 30 € pro Reise.
• Premium (99 €/Monat + 3 %/Reise): Zusätzlich zur monatlichen Gebühr fallen hier 3 % pro Reise an. Dafür gibt es Zugriff auf Travel Care Management, können bis zu zehn Richtlinien- und Freigabe-Workflows anlegen und unbegrenzt viele Integrationen nutzen. Support und Sparoptionen sind ebenfalls enthalten.
• Pro (299 €/Monat + 3 %/Reise): Diese Version beinhaltet alle Premium-Funktionen. Zusätzlich können unbegrenzt viele Richtlinien und Freigabe-Workflows erstellt werden, unbegrenzte Budgets verwalten und erhalten individuelle Berichte. Auch die Erstellung maßgeschneiderter Integrationen ist hier möglich.
• Enterprise (Preis auf Anfrage): Ein individuelles Paket, das speziell auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten wird.⁶

Rydoo

Rydoo ist eine globale Plattform, die sich auf eine schnelle, papierlose und mehrsprachige Reisekostenabrechnung spezialisiert hat. Sie ist ideal für international agierende Unternehmen, da sie die Verwaltung von Spesen vereinfacht.

Rydoo hat nach eigenen Angaben folgende Vorteile:

• Schnelle Belegerfassung: Belege können einfach und schnell über die mobile App eingereicht werden.
• Automatisierte Abrechnung: Die Software berechnet Kilometerpauschalen automatisch über Google Maps.
• Nahtlose Integration: Rydoo lässt sich mit gängiger Buchhaltungssoftware verbinden, zum Beispiel mit N2F.

Rydoo überzeugt durch seinen Fokus auf eine 100 % papierlose und globale Lösung, die dank einfacher Handhabung eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern genießt.⁷

Rydoo bietet insgesamt vier Preismodelle:

• Essentials: Für 8 € pro Benutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung) ab 5 Benutzern. Dieser Plan umfasst eine mobile App mit Belegscanner, unbegrenzte Spesenabrechnungen, Kilometerpauschalen, grundlegende Integrationen und einfache Genehmigungsworkflows.
• Pro: Für 10 € pro Benutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung) ab 5 Benutzern. Zusätzlich zu den Essentials-Funktionen bietet dieser Plan Tagespauschalen, erweiterte Buchhaltungsintegrationen, automatischen Abgleich von Transaktionen, mehrstufige Genehmigungsworkflows und länderspezifische Compliance.
• Business: Preis auf Anfrage, beginnend bei 30 aktiven Benutzern. Beinhaltet alle Pro-Funktionen sowie Rydoo Cards, SFTP-Exporte, API-Zugriff und ein anpassbares Banktransaktions-Feed.
• Enterprise: Preis auf Anfrage, beginnend bei 50 aktiven Benutzern. Dieser Plan umfasst alle Business-Funktionen sowie Rydoo Smart Audit, erweiterte Genehmigungsworkflows, ein Dashboard für Insights und geplante Exporte.⁸

HRWorks

HRworks ist eine umfassende All-in-One-HR-Software, die auch eine spezielle Lösung für die Reisekostenabrechnung anbietet. Diese ist vollständig in die HRworks-Suite integriert und zielt darauf ab, manuelle Prozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und rechtssicher zu gestalten.

HRWorks hat nach eigenen Angaben folgende Vorteile:

• GoBD-konforme Belegdigitalisierung: Belege können einfach per mobiler App oder E-Mail eingereicht und revisionssicher archiviert werden.
• Automatisierte Abrechnung: Die Software berechnet automatisch Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sowie Kilometergelder nach den aktuellen steuerlichen Vorgaben.
• Volle Integration: Da die Reisekostenabrechnung ein Modul der HRworks-Gesamtlösung ist, sind alle Daten nahtlos mit anderen Bereichen wie der digitalen Personalakte oder der Lohnabrechnung verknüpft.

Das Alleinstellungsmerkmal von HRworks ist die tiefe Integration der Reisekostenabrechnung in eine umfassende HR-Komplettlösung. Unternehmen, die bereits andere HR-Prozesse mit HRworks verwalten, profitieren von einer zentralen Datenbasis und vollständig automatisierten Workflows.⁹

HRworks hat eine Preisstruktur, die sich aus wiederkehrenden und einmaligen Kosten zusammensetzt:

Wiederkehrende Kosten (monatlich)

• Lizenzgebühr: 9,90 € pro Benutzer/Monat (mindestens 20 Benutzer).
• Grundgebühr:
  • 20-49 Benutzer: 60 €/Monat
  • 50-99 Benutzer: 90 €/Monat
  • 100-299 Benutzer: 150 €/Monat
  • ab 300 Benutzern: 300 €/Monat

Die Gesamtkosten pro Monat setzen sich aus der Lizenzgebühr pro Benutzer und der Grundgebühr zusammen.

Einmalige Kosten (Setup & Schulung)

Diese Kosten variieren je nach Mitarbeiterzahl:

• 20-49 Mitarbeiter: 1.550 €
• 50-99 Mitarbeiter: 2.430 €
• 100-299 Mitarbeiter: 4.480 €
• ab 300 Mitarbeitern: Preis auf Anfrage

Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit und die Anzahl der Benutzer kann monatlich angepasst werden.¹⁰

Wise Business als Teil deines digitalen Spesenmanagements

Für Unternehmen, die international arbeiten, ist ein effizientes Geschäftskonto mehr als nur eine Bankverbindung – es kann echte Kostenvorteile und Zeitersparnis bringen. Wise Business ist genau so eine moderne Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von global agierenden Selbstständigen und Unternehmen zugeschnitten ist.

Statt sich über hohe Wechselkursaufschläge und versteckte Gebühren bei Auslandszahlungen zu ärgern, profitierst du bei Wise Business immer vom tatsächlichen Devisenmittelkurs.

Ein weiteres Plus: Du kannst sowohl physische als auch virtuelle Firmenkarten ausgeben – ideal, wenn deine Mitarbeiter weltweit unterwegs sind. Jede Ausgabe wird automatisch erfasst, richtig kategorisiert und hilft dir, den Überblick über Reisekosten und andere Ausgaben zu behalten.

Und weil niemand gerne Belege manuell sortiert, ermöglicht die enge API-Integration von Wise Business mit beliebten Buchhaltungstools wie Xero oder QuickBooks, dass deine Transaktionen direkt und automatisch in dein Finanzsystem fließen.

Die wichtigsten Vorteile von Wise Business auf einen Blick:

• Keine Kontoführungsgebühren– die Eröffnung kostet einmalig 50 EUR
• Echte Wechselkurse ohne versteckte Gebühren bei Auslandszahlungen
• Günstige internationale Debitkartenmit individuellen Limits für deine Mitarbeitenden
• Sammelzahlungen, um die Lohnabrechnung zu beschleunigen
• Automatische und übersichtliche Kategorisierung aller Ausgaben
• Nahtlose Anbindung an Buchhaltungssoftware wie Xero oder QuickBooks
• Multi-Währungs-Konto mit Kontoverbindungen in 9 Währungen

Mit Wise Business steuerst du deine internationalen Finanzen effizienter, transparenter und kostengünstiger – perfekt für Unternehmen mit globalem Fokus.Jetzt Wise Business Konto eröffnen!

Fazit zum Reisekosten abrechnen

Die Reisekostenabrechnung muss kein notwendiges Übel sein. Mit dem richtigen Wissen über Pauschalen, Belege und Vorschriften holst du dir einen erheblichen Teil deiner Ausgaben vom Finanzamt zurück. Der Schlüssel liegt in der konsequenten Dokumentation und der cleveren Nutzung moderner Tools.

Denn die Digitalisierung macht vieles einfacher: Statt Zettelwirtschaft gibt es Apps, statt Excel-Chaos automatische Berechnungen, statt versteckter Wechselkursgebühren transparente Abrechnungen. Ein modernes Geschäftskonto wie Wise Business ist dabei der perfekte Begleiter, besonders wenn du regelmäßig international unterwegs bist.

Am Ende geht es darum, mehr Zeit für dein eigentliches Geschäft zu haben und weniger Zeit mit der Verwaltung zu verschwenden. Die Investition in die richtigen Tools und ein bisschen Zeit für die Einarbeitung in die Regelungen zahlt sich schnell aus – im wahrsten Sinne des Wortes.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen

Kann ich auch private Ausgaben abrechnen?

Nein, das geht definitiv nicht. Das Finanzamt akzeptiert ausschließlich betrieblich veranlasste Kosten. Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn sie mindestens 25 Kilometer von der Dienststätte entfernt ist und mindestens 3 Stunden dauert.¹

Was ist der Unterschied zwischen Tagesgeld und Nächtigungsgeld?

Tagesgeld wird auch als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet und deckt die zusätzlichen Kosten fürs Essen während der Dienstreise ab (2,50 EUR pro angefangener Stunde, maximal 30 EUR pro Tag). Nächtigungsgeld betrifft die Übernachtungskosten inklusive Frühstück – pauschal 17 EUR oder die tatsächlichen Kosten laut Rechnung.¹

Muss ich für jede Reise eine Abrechnung machen?

Erfüllt deine Fahrt die Kriterien einer Dienstreise, solltest du sie auch abrechnen – schließlich ist es bares Geld, das du dir vom Finanzamt zurückholen kannst. Das Fahrtenbuch hilft dir dabei, alles zu tracken, aber sammle auch alle Belege.

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Quellen:
¹ Steuerliche Behandlung von Geschäftsreisen, WKO, August 2025
² Auslandsreise Kostensätze, WKO, August 2025
³ Reisekosten aus steuerlicher Sicht, Arbeiterkammer, August 2025
⁴ Circula - Reisekostenabrechnung 08.2025
⁵ TravelPerk - Reisekostenabrechnung 2025
⁶ TravelPer - Preismodelle 2025
⁷ Rydoo - Reisekostenabrechnung 2025
⁸ Rydoo - Preismodell 2025
⁹ HRWorks - Reisekostenabrechnung 2025
¹⁰HRWork - Preismodell 2025